Bruno Eugênio

Com certeza todo mundo em sua carreira profissional já perdeu algumas horas do dia encarando as tediosas reuniões! Você fica com medo toda vez que chega um convite do Google Agenda ou do Outlook, fica de cara feia e já reclama: “mais uma reunião que não vai agregar em NADA”.
E na maioria dos casos, elas não agregam mesmo!

Paciência, amigos…

Agora, existem algumas técnicas e práticas que podem ser empregadas para dinamizar e otimizar resultados de reuniões:

A primeira coisa é: reuniões precisam ter um norte! E é sempre interessante ter alguém que guie os participantes pela reunião, como um host, colocando limites dos assuntos discutidos e deixando o “blá blá blá” de lado.

Segundo é o timebox: Reuniões sem hora para acabar são uma piada e dinheiro jogado no ralo: Ao invés de estarem pondo as ideias em prática, os membros ficam discutindo sem sentido coisas que, na maioria dos casos, já foram solucionadas ou não possuem solução.

Terceiro: Ser visual ajuda! Post Its para desenhar um workflow da solução do problema, quadro branco para expor melhor ideias… As pessoas tendem a entender melhor o recado quando são expostas ao visual e também se expressam melhor organizando o fluxo de ideias visualmente.

Quarto: Não marque reuniões próximo ao fim do dia. Isso deixa as pessoas ansiosas para irem para casa ou frustadas quando você cai na besteira de estourar o timebox, transformando a reunião em um marasmo sem fim.

Quinto e último: O espaço físico é importante. Reuniões em salas apertadas, com cadeiras ruins tendem a deixar os participantes desconfortáveis, prejudicando o fluxo de ideias! Boas empresas investem em salas de reuniões com diversos tipos: Das formais, com mesa redonda, projetores e quadros até salas com janelas com vista para a rua, para uma reunião mais relaxada, como um brainstorm, por exemplo.

 Fora essas dicas, é necessário que todos os participantes envolvidos sejam relevantes para o problema – contexto, pois chamar alguém que não está 100% engajado em um assunto para uma reunião é desperdício de tempo.

Figurinhas de reuniões.

Ok, apesar de todas as dicas ainda me resta dizer: reuniões são feitas por pessoas! E é claro que há alguns esteriótipos de participantes que, quando não remediados corretamente, podem tornar a reunião em algo enfadonho. Eis os tipos, retirados de uma matéria da revista Super Interessante:

O revoltado: Está insatisfeito com a empresa e quer angariar companheiros de luta. Faz pose de irritado e reclama de praticamente tudo.
Como lidar: Ignore o sujeito. Não tome as dores dele. Se você der corda, ele irá tumultuar a reunião – e acabará reclamando até de você.

O workaholic: Trabalha muito e conhece tudo da empresa, mas tem pouca paciência com a opinião dos outros. Pode ser grosseiro.
Como lidar: Tenha paciência, principalmente se ele estiver certo. Se ele for indelicado com você, rebata com bom humor.

O tímido: Costuma ter boas sugestões, mas não abre a boca. Quando vira centro das atenções, fica vermelho e balbucia argumentos que ninguém entende.
Como lidar: Ajude-o a desenvolver a própria ideia. Se você for o tímido, lembre-se de que é apenas uma reunião.

O humorista: Fica interrompendo a reunião com piadinhas – que já contou trocentas vezes e não têm a menor graça.
Como lidar: Continue o que estava dizendo. Se você pedir para o sujeito calar a boca, ficará com fama de mal-humorado.

O puxa-saco: Não tem ideias próprias e fica quieto até que o chefe abre a boca. Aí, começa a concordar com todos os argumentos dele.
Como lidar: Elogie a ideia do seu chefe e estimule o puxa-saco a desenvolvê-la. Ele não vai conseguir – e se enforcará com a própria corda.

O puxador de tapete: Em vez de propor coisas novas, parece mais interessado em detonar todas as sugestões que você está dando.
Como lidar: Responda com dados e argumentos objetivos. Se isso não for possível, mude de assunto.

O tagarela: Fala sobre o que sabe e o que não sabe, tem opinião sobre tudo. Monopoliza as discussões e se acha o dono da verdade.
Como lidar: Evite bater de frente com ele – isso só fará o sujeito falar ainda mais. Dirija-se aos demais participantes para mudar o rumo da conversa.

Claro, o assunto é muito extenso mas uma coisa precisamos fazer desde já: Tornar nossas reuniões mais focadas, matando menos ideias.

Para saber mais:

Chega de Reunião: Menos Conversa, Mais Ação
Scott Snair, Campus, 2003.

Blá Blá Blá:  O que Fazer Quando Palavras Não Funcionam
Dan Roam, Alta Books, 2013

Abraço e mais uma dica: Para não dormir em reuniões, o chiclete de menta é infalível!

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